Prawne aspekty email marketingu w e-commerce (część II)

Rejestracja bazy w GIODO, o której mogliście przeczytać w poprzednim artykule to pierwszy krok w stronę prawidłowo przeprowadzonej kampanii mailingowej. W tym tekście zapoznasz się z kolejnym ważnym aspektem tego typu działań.

Chcąc zbierać własną bazę subskrybentów, musisz pamiętać o pozyskaniu od nich 2 zgód:

• na przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych (zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych oraz Prawo telekomunikacyjne),
• na wysyłkę informacji handlowej (zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Formularz rejestracji FreshMail z odpowiednimi zgodami

Pozyskanie zgód w praktyce – 5 zasad

Istnieje kilka zasad, które musisz zastosować, by wymienione wyżej zgody były zebrane zgodnie z prawem.

• Zgody nie mogą być domniemane

Oznacza to, że muszą być wyrażone bezpośrednio przez odbiorcę. Nie możesz więc w formularzu zapisu na newsletter (czy też pop-up, landing page, social media) dodać niewidoczny dla większości disclaimer “Akceptuję regulamin”, w którym umieścisz ww. zgody. Muszą być one widoczne dla odbiorcy w momencie pozostawienia jego danych. W praktyce pozostaje więc umieścić checkboxy z treścią zgód. Ważne – zgody muszą być wyrażone świadomie przez odbiorcę, nie możesz więc zaznaczyć za niego, sam musi wykonać odpowiednie oznaczenie.

• Zgody muszą być zebrane rozłącznie

Jeden checkbox nie wystarczy, potrzebujesz 2 oddzielnych. Subskrybent może bowiem chcieć udzielić Ci zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale już na przesłanie ofert – niekoniecznie. I musisz to uszanować.

• Zgody mogą być wycofane przez subskrybenta w dowolnym momencie

Jakiekolwiek próby z Twojej strony utrudnienia procesu wycofania zgód przez odbiorcę nie jest możliwe. Paradoksalnie, działa to na Twoją korzyść – umieszczając np. link wypisu z newslettera w każdej wiadomości masz pewność, że Twoje kampanie docierają do osób, którzy rzeczywiście chcą je otrzymywać. Utrzymywanie higieny bazy jest jednym z podstawowych czynników kwalifikujących Twoje wysyłki jako spam lub nie.

• Zgody musisz utrwalić

Czyli – musisz mieć papier na to, że odbiorca wyraził ww. zgody. W najprostszy sposób osiągniesz to dzięki zastosowaniu mechanizmu double opt-in – odbiorca po wypełnieniu formularza zapisu i wyrażeniu zgód otrzyma od Ciebie mail z linkiem aktywacyjnym. Po kliknięciu w niego, podany adres email zostaje oznaczony jako aktywny, a Ty masz potwierdzenie w postaci e-maila.

Potwierdzenie zapisu double opt-in

• Zgoda na przesłanie informacji handlowych nie może być pozyskana przy pierwszym kontakcie z klientem

To najważniejsza zmiana po 2014 roku. Do tego momentu mogłeś ogólnodostępne opublikowane adresy email  (ale i numery telefonów, inne dane kontaktowe) wykorzystać do przesłania zapytania o możliwość wysłania oferty handlowej.

Każdy z nas przynajmniej raz otrzymał wiadomość rozpoczynającą się od:

“Witam, Państwa adres został pozyskany z Państwa strony … dlatego chcę zapytać o wyrażenie zgody na otrzymanie oferty handlowej / informacji…”

Nowelizacja Prawa telekomunikacyjnego z dnia 25 grudnia 2014r. całkowicie uniemożliwia marketerom zastosowanie takiego działania.

Co grozi za brak odpowiednich zgód?

Przede wszystkim – kary finansowe. Takie, które naprawdę mogą zaboleć każdego właściciela sklepu. Zgodnie z art. 210 ustawy Prawo telekomunikacyjne jej wysokość może wynieść do 3% przychodu firmy z zeszłego roku kalendarzowego. Jeśli firma nie prowadziła działalności w roku poprzedzającym, podstawą kary jest kwota 500 000 złotych.

Ważne jest również to, że nałożone kary mogą być rezultatem nie tylko prywatnej skargi osoby, która uważa, że nie wyraziła zgód, ale także postępowania administracyjnego, które może zostać wszczęte z urzędu.