Czy właściciele firm wciąż mają obowiązek podawania numeru REGON na dokumentach firmowych? Sprawdźmy!

REGON — podstawowe informacje

To dość wiekowa, bo licząca sobie niemal 50 lat baza danych. Oficjalnie uruchomiono ją w 1975 roku, na mocy Uchwały nr 199 Rady Ministrów Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej, jednak pierwsze przymiarki do stworzenia takiego zbioru rozpoczęły się o wiele wcześniej, bo w 1966 roku.

W tamtych czasach Polska była krajem socjalistycznym, gdzie funkcjonowała gospodarka centralnie planowana. W ujęciu biznesowym trudno było mówić o inwestycjach prywatnych. Przytłaczającą większość takich projektów realizował aparat państwowy.

Rejestr Gospodarki Narodowej miał dostarczyć niezbędnych danych, by osoby decyzyjne szybko były w stanie ustalić, czy wybrane przedsiębiorstwa uspołecznione dysponują odpowiednim zapleczem materiałowym, by zrealizować dany projekt. Dostęp do bazy był też o wiele trudniejszy, niż obecnie. Dziś, by skorzystać z wyszukiwarki REGON, wystarczy przejść pod ten adres: https://aleo.com/pl/funkcje/baza-firm/wyszukiwarka-nip.

Z jakich innych przyczyn Rejestr Gospodarki Narodowej był tak ważny w czasach PRL-u? Szybko okazało się, że to doskonały papierek lakmusowy, który pokazuje, jak w poszczególnych miesiącach czy kwartałach radzą sobie firmy z różnych sektorów rynku.

Właśnie ta właściwość bazy, którą można określić dziś mianem statystycznej, okazała się bardzo ważna nie tylko w gospodarce socjalistycznej, ale i po transformacji ustrojowej. Można domniemywać, że tak ogromna, gromadzona przez dziesięciolecia, wiedza o krajowej gospodarce, jest bardzo cenna dla kolejnych gabinetów rządzących także i dziś.

Jak wygląda numer REGON?

Zazwyczaj jest to ciąg składający się z dziewięciu cyfr. Jeśli wejdziemy na stronę największej wyszukiwarki firm w Polsce, ALEO.com, to szybko dostrzeżemy, że funkcjonują też dłuższe, 14-cyfrowe numery REGON. Są one zarezerwowane dla działalności, które mają swoje filie w kilku województwach.

Gdy Rejestr Gospodarki Narodowej wchodził do polskiego porządku prawnego, pojedynczy wpis składał się tylko z siedmiu cyfr. Ustawodawca szybko zauważył, że grozi to zapełnieniem się bazy. Podjęto więc decyzję o wydłużeniu indeksu. Co zrobiono ze starymi, siedmiocyfrowymi numerami? Problem rozwiązano w bardzo praktyczny sposób: po prostu dodano z przodu dwa zera, wydłużając je w ten sposób do dziewięciu liczb.

Mało kto wie też o tym, że pierwsze dwie cyfry w bazie REGON nie są przypisywane do konkretnego powiatu, a do województwa. Rejestr Gospodarki Narodowej bazuje też na podziale na grupy i instytucje. Po reformie terytorialnej, gdy liczba województw zmniejszyła się z 49 do 16, wydzielono nowe rekordy na przykład dla grup wyznaniowych.

Czy wciąż trzeba podawać numer REGON na dokumentach w firmie?

Jeszcze kilka lat temu, identyfikator trzeba było umieszczać na wybranych dokumentach wystawianych przez działalności gospodarcze. Z biegiem czasu ustawodawca zdecydował, że obowiązkowy będzie tylko numer NIP. Skutkuje to tym, że dziś nie trzeba podawać już numeru REGON m.in. na fakturach.

Takie same zasady dotyczą też pieczątek firmowych. Ustawodawca uchylił jeden z zapisów w ustawie o statystyce publicznej, który wcześniej obligował firmy do umieszczania tam numeru REGON. Dziś nie ma już takiego obowiązku, choć naturalnie nic nie stoi na przeszkodzie, by podawać tam nasz identyfikator w bazie. Przedsiębiorcy mają tu pełną dowolność.

Jak wyrobić numer REGON?

Nasz unikatowy numer w Rejestrze Gospodarki Narodowej możemy wyrobić na dwa sposoby: przez internet lub korzystając z tradycyjnych formularzy RG-OP lub RG-OF. Jeśli zdecydujemy się skorzystać z tej drugiej opcji, to dokumenty można złożyć m.in. w urzędzie gminy, gdzie mieszkamy.

REGON nadawany jest na zawsze. Oznacza to, że nawet jeśli zlikwidujemy działalność gospodarczą, a następnie po kilku latach otworzymy nową firmę, to wciąż będziemy posługiwać się dokładnie tym samym identyfikatorem, co wcześniej.

Poza przedsiębiorcami wpis w bazie może być też niezbędny w sytuacji, kiedy zakładamy fundację, stowarzyszenie rejestrowe czy klub sportowy, dla którego będziemy chcieli na przykład pozyskiwać dotacje z programów pomocowych lub konkursów, jakie organizuje gmina. Dla takich podmiotów wpis w Rejestrze Gospodarki Narodowej to wręcz obowiązek.

Artykuł Partnera