Jak zwinnie zarządzać projektami w firmie?

Jak zwinnie zarządzać projektami w firmie?

Metod, jak zarządzać projektami w firmie może być kilka. Te, które wybierzemy zależy od potrzeb, czy czasu potrzebnego na realizację. Dla niektórych firm ważne jest, aby wszystko było dopięte na przysłowiowy ostatni guzik zanim rozpocznie się proces wykonywania projektu, za to inni preferują robienie wszystkiego na bieżąco. Zwinne zarządzanie projektami nie jest nowością, a jego wprowadzenie może zmienić tryb pracy w firmie.

Agile – co to takiego?

Są to zwinne (agile) sposoby prowadzenia projektów. Pozwalają na natychmiastowe rozpoczęcie, uporządkowane poprowadzenie i zakończenie z sukcesem zadań. Stosowane głównie w środowisku, gdzie jest mała przewidywalność oraz duża zmienność. Zwinność nie może ograniczać się do biznesu, ale powinna także docierać do wszystkich prowadzonych w firmie działań, w tym HR-owych. Metodyka ta jest przeciwieństwem do metod kaskadowych (waterfall), które mają nieco inne założenia, jak chociażby przewidywalność, stabilizacja i duża świadomość klienta.

Pod pojęciem Agile mieści się wiele metodyk zarządzania projektami i dostarczania produktów. Jedną z grup jest wyróżniająca się podejściem lekkim – nastawiona w większym stopniu na dostarczanie produktów. Znane metody w tej grupie to Lean, Scrum lub Extreme Programming. Drugą kategorią są metody z podejściem pełniejszym, gdzie większy nacisk kładziony jest na zarządzanie projektami, np. Dynamic Systems Development Method czy Agile Project Management.

Od początku

Początkowo metoda miała być wykorzystywana przy wytwarzaniu oprogramowań przez specjalistów IT, dzisiaj używa jej się, także w innych dziedzinach. Agile ma zastosowanie w projektach prowadzących do stworzenia aplikacji dla klienta, jak i w projektach rekrutacyjnych. Osoby, które opracowały tę metodę już w 2001 roku dały kilka wskazówek, czym takie zarządzanie projektem (wtedy projektowanie oprogramowania) powinno się charakteryzować:

  • ludzie i interakcja ponad procesy i narzędzia,
  • działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację,
  • współpraca z klientem ponad formalne ustalenia,
  • reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem,

Aspekty te wpasowują się w zarządzanie projektami w każdym dziale firmy. Pozwalają na zmiany, i co ważne, podpowiadają, jak w zespole projektowym, tworzyć warunki, w których ludzie są bardziej produktywni.

4 etapy prawidłowego zarządzania zwinnymi projektami:

  • PLANOWANIE – w ramach, którego szeroki zespół projektowy ustala, co ma być wykonane, zwłaszcza w odniesieniu do celu głównego. Istotą planowania jest także uchwycenie wielu perspektyw uczestników projektu i ich potrzeb.
  • WYKONANIE – realizowane jest w krótkiej perspektywie czasu, tak aby klient mógł sprawdzać wynik i podjąć decyzję dotyczącą dalszego działania.
  • PRZEGLĄD – pozwala sprawdzić wynik wykonania. Klient może wypróbować rozwiązanie, ustalić zakres zmian w odniesieniu do celu.
  • „OCZYSZCZENIE” & POWTÓRZENIE – istotą „oczyszczenia” jest nieprzywiązywanie się do tego co już zrobiono, umożliwiające ponowne rozpoczęcie pracy.

Warto wiedzieć co i jak

Dodatkowo znaleźć można kilka wskazówek, które jeszcze lepiej wyjaśniają, czym jest i jak należy prowadzić zwinne projektowanie:

  • Utworzenie lub utrzymanie małej grupy projektowej – mniejszy team może szybciej działać, ale także zwinnie reagować.
  • Pozyskanie młodego ducha do zespołu – nowa osoba może dodać wiele przydatnych wartości, a także świeże spojrzenie.
  • Znalezienie innowacji i elastycznych partnerów – jeżeli firma jest mała, dobrze jest znaleźć odpowiednich partnerów, takich, którzy będą wyróżniać się elastycznością i innowacyjnym podejściem. Długoterminowe relacje z wiarygodnymi partnerami są kluczowe dla zwinnego zespołu HR.
  • Zespół, a nie kierownik – to team tworzy szczegółowy plan każdego kroku w obrębie stawianych mu celów, decyduje o sposobie wykonania pracy.
  • Bezpośredni kontakt – jest to najbardziej efektywny sposób komunikacji, któremu sprzyja fakt, że pracownicy skupieni w małych zespołach mogą podsumować to, co działo się wczoraj, ustalić co będą robić dziś i jakie mają przeszkody. Daje to jasność, co do postępu prac.

Praca w zwinnych projektach dla niektórych może być lepsza i przyjemniejsza, a dla innych trudniejsza. Na pewno argumentem przemawiającym “za”, jest to, że każdy z członków zespołu ma poczucie odpowiedzialności i szybką nagrodę w postaci osiągnięcia sukcesu. W dodatku krótki czas realizacji sprawia, że pracownicy szybciej widzą efekty swojej pracy podczas prezentacji dla klienta. A przecież nikt nie lubi długo czekać na pozytywne rezultaty.

Źródła:

http://hrstandard.pl

http://www.ipma.pl

http://www.altkomakademia.pl

http://hrtrendinstitute.com

HRownia
HRownia jest miejscem spotkań HRowców i Kandydatów. To portal nastawiony na społeczną stronę HR. Liczą się dla nas zasoby ludzkich możliwości!
Więcej artykułów tego autora